Kolumnist

Det räcker inte med att prova nya sätt att arbeta, här pratar vi om ”New Ways of Working”, och glöm inte att städa skrivbordet, här har vi en ”Clean Desk Policy”.
Carina Tillman, en trevlig dam från HR-avdelningen, HR står för Human Resources, förklarar vad som gäller på Swedbanks nya huvudkontor i Sundbyberg. Human Resources kallades förr personalavdelning. Swedbank hette förr Föreningssparbanken.
Du är väl inte så stel och tråkig att du håller fast vid gamla ord och begrepp?

Att vara förändringsbenägen är det finaste du kan vara. På Swedbanks huvudkontor har man förändrat så mycket att majoriteten av de 2 700 anställda inte har en fast arbetsplats, de ska rotera och sätta sig där en stol är ledig.
Det är senaste mode i företagarvärlden. Det kallas aktivitetsbaserat arbetssätt, tanken är att oväntade möten ska uppstå – i spiraltrappan! ett spontant samtal! – medarbetarna ska helst byta plats flera gånger per dag, och varje gång ska de plocka ihop sina saker och ta datorn med sig.
– Interaktionen är den stora skillnaden. Jag möter kolleger som jag aldrig sett förut, säger pressinformatören Claes Warrén.

Och glöm inte att städa skrivbordet efter dig. Bilder på make och barn passar sig inte. Ej heller barnteckningar eller andra personliga tillhörigheter. Sätt dig där det finns en ledig plats: det kallas touch-down.

Blir banken bättre genom detta sätt att arbeta? Effektivare? Får kunderna snabbare service?
Frågorna går inte att besvara. Än. Studier pågår. Handelshögskolan utreder.

Carina Tillman har gjort en egen undersökning genom att under fyra veckor vandra genom huset fyra gånger per dag och räkna medarbetare och datorer.
Resultat: banktjänstemännen tycks föredra vanliga skrivbord, inte fåtöljerna eller de kollektiva långborden.

Men det finns färre traditionella arbetsplatser än det finns medarbetare. På hundra anställda finns 70 arbetsplatser, för statistiskt sett är alltid 30 procent frånvarande – konferens, sjukdom, semester, snuviga barn – och varför ska företaget upplåta dyrbara kvadratmeter till personer som matematiskt sett inte är där?

En konsekvens av denna snålhet är att det uppstår konkurrens om de riktiga skrivborden i de tysta zonerna.

Att Tillman använder begrepet ”tysta ytan” är ingen tillfällighet, byggnaden är indelad i zoner. Denna hypermoderna arbetsplats på sju våningar och 45 000 kvadratmeter, i vit färg, glas, ljus, kan ge en känsla av främlingsskap. Var hör jag hemma? Var är mina kolleger? Var är min chef? Var är mina underlydande? (”Det är en utmaning för cheferna att hitta sina medarbetare”, säger Tillman.)

Därför finns platser som kallas ”hemvist”. Varje enhet har en ”naturlig plats” där medarbetarna hänger av sina jackor och tar en fika och därefter försvinner ut till lediga platser konstruerade för låg-, medium- och högkoncentrationsuppgifter.

Mötestunga personer, uttrycket är Carina Tillmans, använder ofta långbord där man svårligen kan koncentrera sig eftersom ljudnivån är så hög. De kommer från ett möte, kollar sin mail och går till nästa.
Sammanträdesrummen har namn som Växthuset, Bersån och Paviljongen.
I denna mjuka miljö med mjuka namn saknas regler. Regler låter så stelt och gammaldags. I stället talar Carina Tillman om goda vanor. Att städa skrivbordet när du går till nästa sammanträde är en god vana. Då visar du omtanke.
– Det är ett av våra ledord.
Apropå sammanträden, fäst dig inte för mycket vid möten IRL – In Real Life. Mötena kan ju ske över telefon eller genom datorn. Carina Tillman har ett uttryck för det också:
– Nära – men utan att träffas.

Swedbank ser sig gärna som en föregångare men aktivitetsbaserade kontor har varit tidens melodi i flera år. Kommuner, storföretag – plötsligt ska ingen ha fasta arbetsplatser, plötsligt ska alla vara aktivitetsbaserade. Carina Tillman har hört att praktiskt taget alla kontor som byggs i Stockholm ska fungera som Swedbanks.
En person med mycket god insyn i Swedbank skrattar hjärtligt när vi talar om den moderna arbetsplatsen.
– Det finns inga som helst belägg för att det skulle vara effektivt. Aktivitetsbaserade kontor förvandlar tjänstemännen till gamla tiders fabriksarbetare och det finns ett enkelt skäl till att företagen vill ha det så: de sparar pengar på att minska ytorna.
Swedbank har minskat ytan med 5 000 kvadratmeter och sparar 200 miljoner kronor per år på ”effektivare lokalutnyttjande och lägre hyra”, uppger pressinformatören Claes Warrén.

PRODUCENT: PATRIK SYK, REDAKTÖR: SOFIA BOSTRÖM, ANSVARIG UTGIVARE: JAN HELIN